PERSONDATAPOLITIK

På Askov Ridecenter gør vi alt hvad vi kan, for at passe bedst muligt på dine peronfølsomme data, og overholder alle vedtægter herom.

Senest ajourført 14. maj 2018

Denne politik beskriver, hvilke personoplysninger, vi indsamler om besøgende på skolens

hjemmeside, kommende og nuværende elever og deres forældre samt andre eksterne

samarbejdspartnere. Den beskriver også, hvordan vi håndterer oplysningerne, hvem de deles med

og hvornår de bliver slettet igen.

Politikken skal opfylde kravene til oplysning om behandling af personoplysninger i EU's Forordning

om beskyttelse af persondata (GDPR) 2016/679 af 27. april 2016, som er trådt i kraft 25. maj 2018,

samt lov om persondata.

1. Politikken gælder for følgende dataansvarlige organisation:

Askov Ridecenter

Askovvej 49, 4733 Tappernøje

24986822

Askov.ridecenter@mail.dk

14888195

Hvis du har spørgsmål til persondatapolitikken, kan du rette henvendelse til:

Harriet Nielsen

Ejer/leder

24986822

Askov.ridecenter@mail.dk

2. Behandlingsgrundlag for personoplysninger på Askov Ridecenter

Afhængig af, om du blot besøger vores hjemmeside, overvejer at søge om optagelse som elev,

eller er optaget som elev, behandler vi forskellige oplysninger om dig og eventuelt dine forældre.

Rideskolens lovgivningsmæssige hjemmel for at behandle oplysningerne er lov om rideskoler, jf.

Lovbekendtgørelse 94 af 08/02 2018 og de hertil knyttede love, som fx lov om folkeskolen, lov om

social service, m.fl.

Behandlingen af personoplysninger sker på baggrunden af forordningens artikel 6 (almindelige

oplysninger), artikel 9 (følsomme oplysninger) og artikel 87 (cpr.nr.).

3. Personoplysninger, som vi indhenter hos dig og behandler om dig:

3.1. Nyhedsbreve

Vi sender nyhedsbreve ud 10 gange om året. Hvis du skriver dig op til vores nyhedsbrev, gemmer

vi din e-mail-adresse [og evt. andre oplysninger, som navn og adresse] i vores [automatiske

udsendelsesprogram, fx mailchimp* eller anden måde]. Vi bruger ikke din e-mail til andre formål og

videregiver den ikke til andre.

*mailchimp sender i nogle tilfælde, emails, til servere i tredjelande. Det er aktuelt ikke muligt at

underskrive databehandleraftaler med firmaet bag appen.

3.2. Interesseliste/venteliste/tilmelding til åbent hus

Hvis du tilmelder dig interesseliste/venteliste til kommende skoleår, behandler vi følgende

oplysninger om dig: [navn, adresse, telefonnummer, e-mail, fødselsdag.

Vi sletter alle oplysninger om ansøgere, som ikke optages, ved afslutningen af det pågældende

skoleår. Vi gemmer oplysningerne om ansøgere på venteliste i det indeværende skoleår med

henblik på at kunne tilbyde en plads, hvis andre ansøgere falder fra. Hvis du ikke ønsker at stå på

venteliste til det aktuelle skoleår, beder vi dig give kontoret besked om dette.

3.3. Kommende/Nuværende elev

Når en elev ansøger om optagelse på rideskolen, indsamler vi følgende oplysninger: NAVN,

ADRESSE, TELEFONNR., E-MAIL, ALDER, KØN.

Vi spørger også til, om der er særlige helbredsoplysninger, vi skal kende til. Det kan fx være

allergier i forbindelse med kost, medicinkrævende sygdomme eller andre forhold, der skal tages

særligt hensyn til. Indsamlingen af disse oplysninger sker med henvisning til GDPR artikel 9 litra

a). Det vil sige, at du skal give samtykke til, at vi behandler oplysningerne.

Vi tager billeder og sommetider video fra offentlige arrangementer og begivenheder på skolen.

Disse billeder bruger vi til at synliggøre skolens hverdag og undervisningstilbud. Herunder kan vi

bruge billeder i markedsføringsøjemed. Det vil sige på trykte brochurer, på skolens hjemmeside,

og på skolens profil på sociale medier. Ved optagelsen beder vi nye elever om samtykke til at

offentliggøre billeder, hvor elever kan genkendes.

3.4. Forældre og evt. samleve

Ingen.

3.5. Besøgende på hjemmeside/webshop

Ingen.

4. Personoplysninger om dig, som vi indhenter hos andre end dig:

Ingen.

4.1. Oplysninger fra tidligere eller nuværende skole og PPR:

For at give eleven den bedste start og den bedste trivsel og for at sikre det bedste udgangspunkt

for pædagogisk planlægning på vores skole, indhenter vi oplysninger fra nuværende og/eller

forrige skole og hvis relevant, hos PPR. Det drejer sig om uddannelsesplan, fysisk og psykisk

udredninger.]

Hvis en elev aktuelt eller tidligere har været indstillet til støtte ved Pædagogisk-psykologisk

rådgivning i hjemkommunen, indhenter vi også denne vurdering. Elev og/eller forældre skal give

samtykke hertil.

4.2. Forældre og evt. samlever:

ingen

5. Sådan behandler vi oplysningerne:

5.1. Nødvendig behandling på skolen

Alle de oplysninger, vi behandler om elever, er nødvendige for at vi kan drive rideskolen og yde

den nødvendige service og omsorg for hver enkelt.

De fleste almindelige oplysninger samt cpr-nr. indgår i skolens økonomiske administration.

Det er kun skolens administrative medarbejdere, der har adgang til oplysninger om indkomst og

økonomi.

Den pædagogiske administration omfatter fx indskrivning på hold, linje, valgfag og herunder

udarbejdelse af opgaver, evalueringer, mv.

Rideskolens leder har adgang til alle oplysninger om elever. Kun de relevante medarbejdere

For de elever, som aflægger folkeskolens afgangsprøve i 9. eller 10. klasse hos os, er vi forpligtet

til at opbevare prøvebeviserne uendeligt.

5. 2. Deling med andre

Som nævnt i pkt. 4.2. og 5.1. deles oplysninger i forbindelse med skolens administration

Alle interesserede kan henvende sig til skolens administration for gennemsyn af

databehandleraftaler.

Ved studierejser, deler vi personoplysninger om dig med rejsearrangøren. Disse oplysninger

omfatter [navn, adresse, køn, alder, pasnummer, forsikringsforhold, statsborgerskab, rejsedatoer

og betalingsoplysninger]

5.3. Sletning

Når eleven forlader skolen, sletter vi senest ved årsskiftet alle oplysninger, som ikke er nødvendige

at bevare af hensyn til dokumentation i forbindelse med regnskabsaflæggelsen, jf.

regnskabsbekendtgørelsen.

Oplysninger til brug for regnskabsaflæggelsen slettes fem år efter afslutningen af det pågældende

regnskabsår. Disse oplysninger omfatter: Navn, adresse, tlf, mail, fødselsdag evt. cpr-nr., antal

ugers aktivitet på rideskolen, betalingsoplysninger.

Oplysninger om personer på venteliste til det aktuelle skoleår slettes senest ved årsskiftet i

skoleåret.

6. De registreredes rettigheder

6.1. Indsigt

Som registreret har du ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at

skrive til os (på ovenstående adresse – se under pkt.1) kan du anmode om indsigt i de

Personoplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er

indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.

Skolen kan tage et gebyr for dette arbejde. Dette skal være et rimeligt gebyr under hensyn til de

administrative omkostninger ved at give de pågældende oplysninger. Datatilsynet skriver på deres

hjemmeside, at den private dataansvarlige kan kræve 10 kr. for hver påbegyndt side, men at

betalingen ikke kan overstige 200 kr. 1

1 https://www.datatilsynet.dk/borger/mine-rettigheder/indsigt/

6.2. Berigtigelse og sletning

Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de

personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i

det omfang det er nødvendigt. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.

6.3. Begrænsning af behandling

Du har under særlige omstændigheder ret til at få begrænset behandlingen af dine personlige

oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af behandlingen af dine

personoplysninger.

6.4. Dataportabilitet

Du har ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du

selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).

6.5. Indsigelsesret

Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde, hvor

behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig

myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Du kan til enhver tid udøve retten

til indsigelse ved at kontakte os.

6.6. Tilbagekaldelse af samtykke

Hvis Behandlingen af personoplysninger er baseret på samtykke, har du til enhver tid ret til at

trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den Behandling, der

blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at

tilbagekalde dit samtykke. Du skal være opmærksom på, at det i nogle tilfælde kan medføre, at du

ikke kan fortsætte som elev på skolen, hvis vi fx ikke må behandle oplysninger om dit helbred eller

behov for faglig støtte, mv.

6.7. Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive personoplysninger

Såfremt du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv til os, så vil det fremgå dér, hvor vi

indsamler oplysningerne. Hvis du ikke vil afgive de personoplysninger, som vi beder om, så kan

det have den konsekvens, at vi ikke kan optage dig som elev på rideskolen, jf. ovenfor under pkt.

6.6.

7. Sikkerhed

Rideskolens behandling af personoplysninger underlagt vores IT- og Sikkerhedspolitik. Vores IT-

og Sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering og

konsekvensanalyse af eksisterende, samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter. Vi har

implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det

tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores

behandling af personoplysninger til databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende

sikkerhedsniveau.

8. Klage til tilsynsmyndighed

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det danske

datatilsyn:

Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail:

dt@datatilsynet.dk

9. Opdatering af denne Politik

Askov Ridecenter er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af

personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne politik for at

holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne Politik

kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af politikken vil blive offentliggjort på vores

hjemmeside sammen med en opdateret version af politikken.

Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i nærværende politik i fremtiden, vil blive offentliggjort på

denne side og kan eventuelt blive meddelt dig via e-mail.

Dato for seneste opdatering af persondatapolitikken fremgår øverst på dokumentet.